Un gestionale su misura, in produzione in due mesi

Il problema

Il lavoro di Sidereco era tutto tracciato. Solo, era tracciato in posti diversi: le attività da una parte, i documenti da un’altra, le offerte commerciali in un foglio, le scadenze nella testa di chi se le ricordava, gli adempimenti di sicurezza in un raccoglitore a parte.

Nessuno di quei posti era sbagliato preso da solo. Il problema era la somma: per sapere a che punto fosse una commessa bisognava aprire quattro cose e fidarsi che fossero aggiornate tutte e quattro. È il tipo di attrito che non produce un disastro, produce mezz’ora persa venti volte al giorno e la sensazione costante di non avere il quadro.

C’era anche un vincolo che non si toccava: la contabilità gira su TeamSystem, e TeamSystem doveva restare. Sostituirlo non era sul tavolo, e non doveva esserlo: funzionava.

Cosa abbiamo fatto

Siamo partiti dai processi reali, non da un elenco di funzioni. Abbiamo guardato come il lavoro attraversa davvero l’azienda (chi apre una commessa, chi allega i documenti, chi prepara l’offerta, chi controlla le scadenze) e abbiamo costruito un sistema che rispecchia quel percorso invece di chiedere alle persone di adattarsi al percorso di qualcun altro.

Il risultato è un software solo, che tiene insieme:

• le attività e il loro stato di avanzamento;
• i documenti, attaccati alla cosa a cui appartengono invece che a una cartella;
• le offerte commerciali;
• le scadenze, che diventano una cosa che il sistema ricorda invece che una persona;
• gli adempimenti di sicurezza.

Poi abbiamo costruito il ponte verso TeamSystem, che è la parte che rende il resto sostenibile: senza quello, un gestionale nuovo è solo un quinto posto in cui reinserire gli stessi dati a mano.

Abbiamo consegnato per passi, come lavoriamo sempre: la prima versione utile è arrivata in poche settimane, e da lì il software è cresciuto sul riscontro di chi lo usava davvero, non su una specifica firmata sei mesi prima da qualcuno che non lo avrebbe mai aperto.

Il risultato

In produzione in due mesi. Non un prototipo: il sistema con cui l’azienda lavora tutti i giorni.

Un’anagrafica si aggiorna in un posto solo. Una scadenza non dipende più da chi se la ricorda. E il gestionale nuovo non ha costretto a buttare quello vecchio: i due si parlano, che era la condizione da cui siamo partiti.

Siamo riusciti a creare un gestionale su misura in tempi record. Adesso gestiamo attività, documenti, offerte commerciali, scadenze e sicurezza con un unico software. Si integra con il nostro gestionale Teamsystem; siamo molto contenti.

Cosa ci portiamo dietro

Il vincolo era la parte interessante. “TeamSystem resta” sembrava una limitazione e invece è stata la scelta che ha reso il progetto veloce: non dovendo rifare la contabilità, abbiamo potuto concentrare due mesi su quello che mancava davvero. Quasi sempre, quando un’azienda ci chiede se deve buttare il gestionale che ha, la risposta giusta è no: il problema non è il gestionale, è quello che gli manca intorno.

Due mesi non è velocità, è perimetro. Non abbiamo costruito più in fretta: abbiamo costruito meno cose. Solo quelle che qualcuno usa. Un capitolato con trenta funzioni “che magari servono” sarebbe durato un anno e ne avrebbe usate otto.