Collegare il gestionale alla fatturazione elettronica

La fattura elettronica è un problema risolto: esistono i formati, esistono i canali, esistono i provider. Quello che resta aperto, e che genera quasi tutte le telefonate, è da dove parte la fattura quando i sistemi che potrebbero emetterla sono più di uno.

Questa guida non spiega la normativa: per quella c’è il vostro commercialista, ed è giusto così. Spiega la parte che riguarda il software, cioè come si collega quello che avete senza costruirsi problemi che poi si pagano in ore di riconciliazione.

La domanda che decide tutto: dove nasce la fattura

Se avete un gestionale e un e-commerce, tutti e due sanno emettere fatture. È da qui che nasce il guaio più costoso di questo ambito, ed è un guaio contabile prima che tecnico.

Una fattura deve nascere in un posto solo. Se due sistemi emettono in parallelo, prima o poi condividono un numero, o ne saltano uno, e ve ne accorgete in sede di controllo invece che il giorno stesso.

La regola pratica: il gestionale emette, il sito raccoglie l’ordine. Il sito manda al gestionale i dati della vendita, il gestionale emette il documento e lo manda all’interscambio. Il sito, al massimo, riceve indietro il numero per mostrarlo al cliente.

Le eccezioni esistono, ma sono decisioni consapevoli con una regola scritta su chi numera cosa, non situazioni in cui ci si trova.

La numerazione è un fatto, non un dettaglio

Segue da sopra ed è la cosa che vale la pena verificare per prima in qualunque integrazione esistente: chi assegna i numeri, e come fa a essere sicuro di non ripeterli?

Se la risposta coinvolge due sistemi, o coinvolge un foglio dove qualcuno annota, avete un problema che non si è ancora manifestato. Se la risposta è “il gestionale, e solo lui”, siete a posto.

Un sezionale separato per il canale online è spesso la risposta pulita quando davvero servono due flussi: numerazioni distinte che non possono collidere per costruzione. Va concordato con chi tiene la contabilità.

I campi che fanno scartare le fatture

Una fattura elettronica può essere rifiutata dal sistema di interscambio, e quando succede non è arrivata: va corretta e rimandata. Nella pratica quasi tutti gli scarti nascono da dati del cliente sbagliati o mancanti, raccolti male a monte.

I punti dolenti, in ordine di frequenza:

• Il recapito. Il codice destinatario o l’indirizzo PEC del cliente. Se il cliente non lo fornisce esiste una gestione prevista, ma va gestita, non lasciata vuota.
• Partita IVA o codice fiscale formalmente non validi. Un controllo di correttezza al momento in cui il dato viene raccolto costa poco e toglie il grosso del problema.
• Clienti esteri, che seguono regole diverse.
• Indirizzi incompleti: campi che il sito accetta e il tracciato no.

La conseguenza pratica per l’integrazione: conviene validare i dati sul sito, al momento della raccolta, non scoprire il problema in fondo alla catena. Un messaggio all’utente che sta comprando costa un decimo di una fattura da correggere a mano.

Cosa succede quando una viene scartata

È la domanda che quasi nessuno fa in fase di preventivo, ed è quella che determina se il collegamento vi farà risparmiare tempo o ve ne farà perdere.

Serve che lo scarto arrivi a una persona. Se la notifica finisce solo in un registro che nessuno apre, la fattura resta non emessa e ve ne accorgete quando il cliente chiede perché non l’ha ricevuta, o peggio in fase di dichiarazione.

Le tre cose da chiedere a chi costruisce l’integrazione:

1. Chi riceve l’avviso quando una fattura viene scartata, e come?
2. Il documento resta in stato “da correggere” nel gestionale, o torna indistinguibile dalle altre?
3. Dopo la correzione, la ritrasmissione è automatica o va rifatta a mano?

Conservazione: non è la stessa cosa dell’invio

Vale la pena separarle perché vengono spesso confuse. Inviare una fattura all’interscambio e conservarla a norma per gli anni previsti sono due servizi diversi, a volte forniti dallo stesso provider e a volte no.

La domanda da fare, secca: la conservazione è compresa in quello che sto pagando, e se cambio provider posso portarmi via lo storico e in che formato? È lo stesso ragionamento del lock-in applicato a documenti che siete obbligati a tenere.

Cosa chiedere prima di firmare

• Il mio gestionale invia direttamente o passa da un intermediario? Quale?
• Quel passaggio ha un costo a fattura, a volume, o è compreso?
• Gli avvisi di scarto dove arrivano?
• La conservazione è inclusa? E lo storico è esportabile?

Nessuna di queste è una domanda tecnica. Sono tutte domande sul cosa succede il giorno in cui qualcosa non va, che è l’unico giorno in cui un’integrazione dimostra quanto valeva.