Collegare TeamSystem all'e-commerce

Il negozio online vende, il gestionale fattura, e in mezzo c’è una persona che ricopia. È la situazione più comune che ci capita di trovare, ed è anche una di quelle che si risolvono meglio: i dati da spostare sono pochi e sempre gli stessi.

La prima cosa da chiarire è che TeamSystem non è un prodotto solo. È una famiglia di gestionali diversi, e quello che si può collegare, come, e a quale costo dipende da quale avete e da come è stato installato. Questa guida vale per tutti nella parte che conta, cioè cosa deve viaggiare e cosa va deciso prima. I dettagli tecnici si verificano sul vostro caso, e sono la prima cosa da chiedere.

Cosa deve viaggiare, e in che direzione

Un’integrazione fra gestionale e sito è quasi sempre fatta di quattro flussi. Ha senso guardarli separatamente, perché non hanno lo stesso valore né lo stesso costo, e spesso conviene farne solo due.

Articoli e listini: dal gestionale al sito. Il gestionale comanda. Codici, descrizioni, prezzi, aliquote IVA. Il sito è una vetrina di quello che il gestionale sa già.

Giacenze: dal gestionale al sito. Il flusso più prezioso, perché è quello che evita di vendere quello che non c’è. È anche il più delicato, e merita una guida a parte.

Ordini: dal sito al gestionale. Il flusso che toglie il lavoro manuale vero. Un ordine che entra da solo come documento, con il cliente giusto attaccato.

Documenti e stati: dal gestionale al sito. Numero di fattura, spedizione, tracking. Serve al cliente finale più che a voi, e per questo si fa spesso per ultimo.

Se dovete cominciare da uno solo, cominciate dagli ordini: è quello che restituisce subito ore di lavoro. Se dovete cominciare da due, aggiungete le giacenze.

Le quattro decisioni da prendere prima

Queste non le decide il fornitore, le decidete voi. Finché non sono decise, un preventivo serio non si può scrivere.

1. Qual è il codice che tiene insieme le due parti

Ogni prodotto deve avere un identificatore unico che vale in tutti e due i sistemi. Di solito è il codice articolo del gestionale.

Sembra ovvio e quasi mai lo è: sul sito i prodotti nascono spesso con codici propri, decisi da chi ha caricato il catalogo, e le varianti (taglia, colore, formato) sul sito sono un prodotto solo con opzioni mentre nel gestionale sono articoli distinti. Riallineare i codici è un lavoro noioso e va fatto prima, non durante: è la causa numero uno di integrazioni che partono e poi vanno riscritte.

2. Chi comanda sul prezzo

Se un prezzo è diverso fra gestionale e sito, quale è quello buono? Se avete listini per cliente, scontistiche per quantità o promozioni valide solo online, la risposta si complica in fretta.

La regola che funziona: un sistema solo comanda su un certo dato, e l’altro lo riceve. Le eccezioni si dichiarano una per una, non si lasciano decidere al caso.

3. Cosa è un cliente

Chi compra online spesso non esiste in anagrafica, o esiste tre volte con tre email diverse. Va deciso prima: si crea un’anagrafica per ogni acquirente, si usa un cliente generico per le vendite occasionali, si abbinano per codice fiscale o partita IVA?

È una decisione contabile prima che tecnica, e conviene farla insieme a chi tiene la contabilità.

4. Ogni quanto

Tempo reale costa di più e serve davvero solo dove il ritardo fa danni: le giacenze. Per listini e anagrafiche, un allineamento periodico va benissimo e costa una frazione.

Cosa chiedere prima di firmare

Al fornitore del gestionale, o a chi ve lo gestisce:

• Il mio TeamSystem espone delle API documentate? Posso averne la documentazione prima di decidere?
• Il modulo o il servizio che serve per farlo ha un costo a parte, e quale?
• Se un domani cambio e-commerce, quello che paghiamo adesso resta utilizzabile?

A chi costruisce l’integrazione:

• Cosa succede quando il gestionale non risponde? Gli ordini si accodano o si perdono?
• Come mi accorgo che si è rotta, senza andare a controllare?
• Il codice di questa integrazione è mio?

L’ultima domanda conta più di quanto sembri: un’integrazione è il punto in cui si concentra la conoscenza di come lavora la vostra azienda, e non è un buon posto dove costruire una dipendenza.

Non serve buttare niente

Vale la pena dirlo perché ce lo sentiamo chiedere spesso: collegare il gestionale all’e-commerce non richiede di cambiare né l’uno né l’altro. Il caso migliore che ci capita è proprio questo, cioè quando un vincolo apparente (“TeamSystem resta”) diventa la ragione per cui il progetto è breve: non dovendo rifare la contabilità, tutto il tempo va su quello che manca davvero.